La falta de temps per fer les coses, Bé!

«Bé, no he tingut temps per allò que era més important avui, però segur que demà me n’encarregaré!”. Sovint això és el que ens podem dir al final del dia, després d’haver passat hores saltant urgentment en cas d’emergència, per acabar sense haver tingut temps per a la tasca a la part superior de la nostra llista de tasques pendents. Aquesta tasca, que sabem que és la més important, però per a la qual ja no trobem temps durant massa temps …

Tenim tant a fer que el que més importa s’ofega en les emergències quotidianes i acaba prenent pols a la nostra -fes la llista.

Sovint, el que ens impedeix completar definitivament aquestes tasques que ens faran avançar és que considerem que tot és important. Pensem erròniament que «hem de» fer massa coses i que tot és prioritari (per tant, res no és prioritari).

Així i tot, fent un pas enrere, ens adonem que només un petit grapat de les nostres accions són realment essencials. Aquesta és la famosa llei Pareto: el 20 % de les nostres accions són responsables del 80% dels nostres resultats.

“La manca de temps no és més que una manca de prioritats. – Tim Ferris.

El remei per la manca de temps (i estar aclaparat tot el dia) és acceptar que no es pot fer tot. Si prioritzem, podem recuperar el control dels nostres dies i de la nostra llista de tasques i avançar el màxim possible.

A les línies següents, veurem algunes estratègies senzilles per centrar-nos en allò que més importa i aconseguir arribar a dos amb la satisfacció d’haver avançat bé.

# 1. LIMITAR LES SEVES PRIORITATS

El primer que heu de fer és, per tant, definir clarament les nostres prioritats. Per acabar cada dia amb un bon progrés, hem de saber cada dia quina és la prioritat més important que ens farà avançar més. No les 36 coses que podríem incloure a la nostra llista de tasques per al dia només per esperar completar-ne la meitat.

Perquè quan et trobes davant d’una llista de tasques de 30 articles, què passa? Triem les tasques més ràpides i senzilles, en lloc de les tasques difícils que més hauríem de fer.

Per a això, la primera estratègia és senzilla: identificar les 3 coses (màximes) més importants que s’ha de fer. Enumereu totes les coses que són importants per a vosaltres, prioritzeu-les, seleccioneu les tres que més importin i prioritzeu-les.

Pregunteu-vos:

Quina és la més important de totes les coses que puc fer?

Què em proporciona la majoria dels meus resultats?

Què he de fer al màxim per tirar endavant?

Aclariu aquestes tres prioritats i concentreu-hi el vostre temps i energia abans que res. No importa la resta, sempre que avanci en les tres coses més importants, segur que avançarà.

# 2. ELIMINEU LES COSES IMPORTANTS

Per avançar més de pressa, sovint busquem què fer més per aconseguir més i estalviar temps. Però sovint el que és més eficaç per fer-nos avançar més de pressa és fer menys coses.

En lloc d’acumular una llista de tasques ja massificada intenteu buidar-la de coses poc importants que ocupen massa espai.

És difícil perquè se sent que és massa important. Però són precisament aquestes coses les que ens semblen importants les que ens distreuen més del que encara ho és més.

James Clear parla del cost de l’oportunitat: el nostre temps, energia i atenció són recursos finits. En decidir invertir-los en determinades tasques (que potser són importants), ens costa la possibilitat d’invertir-les en altres coses (que podrien ser encara més).

“Només hi pot haver una cosa important. Diverses coses poden ser importants, però només una pot ser la més important. – Gary Keller

Una bona estratègia per utilitzar aquí és l’estratègia de dues llistes de Warren Buffett. La idea és enumerar tots els projectes que creiem importants i situar-los en dues llistes: la primera amb les 3 a 5 prioritats més importants i la segona amb tota la resta. La primera llista es converteix en la llista de les nostres prioritats, res de boig. Però el que és més important: el segon es converteix en la llista de coses a evitar per sobre de tot.

Perquè encara que estiguem acostumats a establir prioritats, sovint ens quedem atrapats en aquest pas. El simple fet de posar algunes tasques al capdamunt d’una llista de tasques no serveix de res si no estem preparats per prioritzar realment les prioritats i ignorar les altres tasques (que són les que més desviem de les prioritats principals).

Prioritzar implica abandonar tasques que no són prioritàries. Per assegurar-vos d’arribar-hi i mantenir-vos centrat al 100 % en la cosa més important, feu una llista de coses que cal evitar per sobre de tot.

# 3. 3 TÈCNIQUES PER ACABAR ELS VOSTRES DIES I ESTAR SATISFETS DEL VOSTRE PROGRÉS

Però, fins i tot amb prioritats molt clares, el nostre cervell és terriblement dolent a l’hora d’estimar el temps que ens trigaran les nostres tasques (és la llei de Hofstadter la que ho diu). Acostumem a ser massa optimistes a l’hora de planificar els nostres dies i de no tenir temps per fer tot el que pensem fer.

Per evitar aquesta trampa, hi ha algunes tècniques senzilles que podeu posar en marxa per treure el màxim partit a cada dia.

LA REGLA DE 3

En parlem més amunt, també la podem utilitzar cada dia. Planifiqueu 3 prioritats que haureu de completar cada dia. La resta de la nostra llista de tasques és un avantatge. Si aconseguim completar aquestes 3 tasques més importants, podem acabar el dia satisfets, sabent que les tasques més importants que podríem fer per avançar s’han completat.

MENJA AQUEST GRAN FOLLADA!

Dit això, les emergències quotidianes sempre estaran al nostre voltant, esperant el més mínim signe de debilitat. L’hàbit més productiu que cal fer per assegurar-se que té temps per a les coses més importants és menjar-se la granota cada matí:

«Si la seva feina és menjar-se una granota, és millor que la tingueu. El primer que feu al matí. . – Mark Twain

L’hàbit de menjar-se la granota és començar cada dia amb la tasca més important, directa, per assegurar-se que té temps de treballar-hi cada dia.

Decidiu per endavant la tasca més important del dia i demaneu una cita cada matí. Bloqueja una franja horària específica del calendari dedicada a la granota i res més, i compleix-hi estrictament. Independentment de les emergències i de les inesperades, teniu una cita, la resta haurà d’esperar fins que acabi la cita.

BATCHEZ

Una tècnica molt senzilla que ens pot estalviar molt de temps cada dia és la tècnica de lots: agrupar tasques similars per completar-les totes alhora, en lloc de fer-les una per una, a compte.

Perquè podeu interrompre tasques que compten per canviar a altres coses completament diferents infinitat de vegades al dia. La mala notícia és que cada canvi en la tasca costa al cervell temps, atenció i energia (recursos limitats) per tornar a enfocar-nos completament.

Però si agrupeu tasques similars per completar-les totes alhora, en moments concrets, podeu estalviar molt de temps i completar-les molt més de pressa.

Anoteu totes les tasques que feu cada dia i cada setmana, agrupeu les que siguin similars i programeu una hora específica per completar-les totes d’una sola vegada. Per exemple, planifiqueu una finestra única de 30 minuts cada dia per respondre als vostres correus electrònics en lloc de comprovar-los 20 vegades al dia.

PER CONCLOURE? 

Limiteu les vostres prioritats. Identifiqueu les poques coses més importants per saber cada dia quina és la prioritat més important que us farà avançar més.

Eliminar coses importants. Prioritzeu les prioritats i ignoreu altres tasques, encara que us semblin importants.

Doneu-vos 3 prioritats (màxim) per dia. Planifiqueu les 3 prioritats que haureu de completar cada dia i considereu la resta de la vostra llista de tasques com a bonificació.

Menja la teva granota. Decidiu per endavant la tasca més important del dia i demaneu una cita cada matí.

Dit això, no tot és tenir unes prioritats molt clares. També heu d’organitzar-los i planificar-los bé per donar-vos les millors possibilitats d’arribar-hi.